Projektleitung (m/w/d) Digitalisierung und Dokumentenmanagementsystem

Die Stadt Oberkirch sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt:

Das erwartet Sie bei uns:

Projektleitung für das Dokumentenmanagementsystem: Sie steuern die verwaltungsweite Einführung und Weiterentwicklung des Dokumentenmanagementsystems. Dazu gehören die Projektplanung, die Koordination interner und externer Beteiligter, das Anforderungsmanagement, die Qualitätssicherung sowie die Begleitung von Tests, Pilotierungen und Rollouts.
Digitale Aktenführung und Informationsgovernance: Sie entwickeln verbindliche Standards für die elektronische Aktenführung, Dokumentenablage, Verschlagwortung und Metadatenvergabe. Darüber hinaus begleiten Sie die verwaltungsweite Einführung und Anwendung des Kommunalen Aktenplans 21, KAP21.
Fachliche Administration und Berechtigungsmanagement: Sie entwickeln und pflegen Rollen- und Berechtigungskonzepte für das Dokumentenmanagementsystem und weitere digitale Anwendungen. Dabei stellen Sie eine sichere, nachvollziehbare und datenschutzkonforme Zugriffsverwaltung sicher.
Prozessanalyse und Workflowmanagement: Gemeinsam mit den Fachbereichen analysieren, dokumentieren und optimieren Sie Verwaltungsprozesse. Geeignete Abläufe überführen Sie in digitale Formulare und Workflows, insbesondere unter Einsatz von Formcycle und angebundenen Fachverfahren.
Steuerung weiterer Digitalisierungsprojekte: Sie übernehmen die Planung und Umsetzung weiterer Projekte des Sachgebiets Digitalisierung. Hierzu erstellen Sie Projektaufträge, Anforderungsanalysen, Entscheidungsvorlagen, Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen und Umsetzungspläne.
Schnittstellen- und Anforderungsmanagement: Sie koordinieren die Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen, IT, externen Dienstleistern und Softwareanbietern. Dabei übersetzen Sie fachliche Anforderungen in technisch und organisatorisch umsetzbare Lösungen.
Veränderungsmanagement und Wissenstransfer: Sie begleiten die Einführung neuer digitaler Arbeitsweisen durch zielgruppengerechte Kommunikation, Schulungen und Workshops. Die Fachbereiche unterstützen Sie bei der nachhaltigen Nutzung der eingeführten Systeme und Prozesse.
Qualitätssicherung und Dokumentation: Sie entwickeln Standards für Projektdokumentation, Systembetrieb und Prozessqualität. Zudem überwachen Sie definierte Projektziele, Termine, Risiken und Umsetzungsergebnisse.

Die Stadt Oberkirch im Mittleren Schwarzwald – 20 Kilometer von Straßburg entfernt – verfügt über eine gesunde Wirtschaftsstruktur. Mit der Stadt Renchen und der Gemeinde Lautenbach besteht eine vereinbarte Verwaltungsgemeinschaft. Neben allen weiterführenden Schulen bietet Oberkirch ein großes Kultur-, Sport- und Freizeitangebot. Mit rund 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist die Stadtverwaltung einer der größten Arbeitgeber in Oberkirch. In den unterschiedlichsten Bereichen bieten wir einen umfassenden Service. Wir verstehen uns als ein modernes und leistungsfähiges Dienstleistungsunternehmen mit einem breiten Leistungsspektrum. Wir suchen Fachleute verschiedenster Ausrichtungen und bieten eine große berufliche Vielfalt und Perspektive. Bei uns gibt es variable Arbeitszeitmodelle, sehr gute Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten und eine Perspektive für Ihre Zukunft.

Das bringen Sie mit:

Ein abgeschlossenes Hochschulstudium, vorzugsweise in den Bereichen Digitales Verwaltungsmanagement, Verwaltungsinformatik, Public Management, Wirtschaftsinformatik, Informationsmanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
Erfahrung in der Leitung oder Koordination von Projekten sowie gutes Verständnis für Verwaltungsstrukturen und Verwaltungsprozesse
Kenntnisse in der elektronischen Aktenführung, im Dokumentenmanagement oder im Records Management sind von Vorteil
Technisches Grundverständnis für Schnittstellen, Datenstrukturen, Webanwendungen und Systemintegration sowie Programmierkenntnisse
Programmierkenntnisse, insbesondere in Python, sowie Kenntnisse in HTML, CSS, Datenbanken oder der Nutzung von Programmierschnittstellen, APIs, sind von Vorteil
Eine strukturierte, eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte verständlich aufzubereiten
Ausgeprägte Kommunikations- und Moderationsfähigkeit sowie Freude an der fachbereichsübergreifenden Zusammenarbeit

Darauf können Sie sich freuen:

Vielfältige Aufgaben: Ein abwechslungsreiches Tätigkeitsfeld in einem attraktiven Arbeitsumfeld.
Flexibilität: Unbefristete Anstellung in Teilzeit mit flexiblen Arbeitszeiten.
Attraktive Vergütung: Leistungsgerechte Eingruppierung bis 9c (ca. 51.500 € bis 71.000 € brutto jährlich bei Vollzeit inkl. Jahressonderzahlung und zzgl. einmaliger Sonderzahlung nach TVöD).
Sozialleistungen: Alle üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes, inklusive betrieblicher Altersvorsorge und Fahrtkostenzuschuss für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel sowie darüber hinaus ein Zuschuss zum Mittagessen.
Weiterbildung: Zahlreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, die Sie in Ihrer Karriere voranbringen.
Gesundheitsmanagement: Ihr Wohlbefinden liegt uns am Herzen – mit einem umfassenden betrieblichen Gesundheitsmanagement im Rahmen einer Betriebsnachbarschaft und ergonomisch ausgestatteten Arbeitsplätzen.
Mitarbeiterevents: Regelmäßige Veranstaltungen wie Sommerfeste, Adventstreffs und Teamevents für den gemeinsamen Austausch.
Work-Life-Balance: 30 Tage Urlaub pro Jahr bei einer 5-Tage-Woche und dienstfrei an Heiligabend und Silvester.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Bei Fragen zum Aufgabengebiet:
Nicolai Anbarestani
Leitung Stabsstelle Digitalisierung und Organisationsentwicklung
nicolai.anbarestani@oberkirch.de
07802 82658

Bei Fragen zur Bewerbung:
Maren Lüning
Sachgebiet Personal und Organisation
maren.luening@oberkirch.de
07802 82 186

Bewerbung & Weitere Infos:

Weitere Infos zum Arbeitgeber Stadt Oberkirch finden Sie
unter www.oberkirch.de/karriere.

Bewerben Sie sich jetzt über unser Online-Portal
– spätestens bis zum 04.08.2026 unter Angabe der Kennzahl 36/2026.

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